Rastreabilidade na indústria da pesca: o que exige a regulamentação e como geri-la sem folhas de cálculo

A rastreabilidade na indústria da pesca é a capacidade de reconstruir, a qualquer momento, o percurso completo de um lote de peixe ou marisco: desde a zona de captura ou a lota onde foi comprado, passando por cada processo de produção (filetagem, embalamento, congelação), até ao cliente a quem foi vendido. Na prática, significa que perante um alerta sanitário, uma reclamação ou uma inspeção, a empresa consegue identificar em minutos qual o lote concreto envolvido, de onde veio e a quem foi fornecido, sem depender da memória de ninguém nem de procurar em pastas de guias de remessa em papel.

A regulamentação europeia exige que qualquer operador da cadeia alimentar consiga identificar de quem recebeu um produto e a quem o forneceu — o princípio conhecido como "um passo atrás, um passo à frente". Para uma empresa de pesca ou de congelados, isto traduz-se em registar de forma sistemática a espécie, a zona de captura ou proveniência, a arte de pesca quando aplicável, o número de lote e as datas de captura, entrada e validade em cada ponto do processo. Não é um requisito novo, mas é cumprido de forma muito desigual consoante a informação é gerida no dia a dia.

Que informação deve ser registada em cada lote

Um lote rastreável precisa, no mínimo, destes dados ligados entre si:

• Espécie e, quando aplicável, nome científico ou denominação comercial exigida pela regulamentação de rotulagem.
• Zona de captura ou proveniência (zona FAO, país de origem se for de aquicultura ou importação).
• Arte de pesca utilizada, quando a regulamentação a exige na rotulagem.
• Número de lote, atribuído no momento da compra em lota ou da receção de matéria-prima.
• Data de captura, entrada em armazém e validade, para permitir rodar o stock e responder a qualquer incidência de forma imediata.
• Peso em cada transformação (peso na lota, peso após filetagem, peso após embalamento), porque o peso muda em cada processo e cada alteração deve ficar registada.

Quando algum destes dados existe apenas em papel, na memória de um operador ou numa folha de cálculo que não é atualizada em tempo real, a rastreabilidade deixa de ser fiável precisamente no momento em que mais é necessária.

Rastreabilidade para trás e para a frente

A rastreabilidade tem duas direções e ambas são igualmente importantes:

• Para trás: a partir de um lote vendido, conseguir chegar até ao fornecedor, à lota ou ao barco de origem.
• Para a frente: a partir de uma compra em lota, conseguir chegar a todos os clientes que receberam algo desse lote, mesmo que tenha sido dividido em várias encomendas ou misturado num processo de produção.

Este segundo sentido é o que mais problemas gera na prática. Um mesmo lote de matéria-prima costuma acabar repartido por várias encomendas e vários clientes depois de passar pela produção. Se essa relação entre "lote de entrada" e "encomendas de saída" não ficar registada no momento em que ocorre, reconstruí-la depois — com um alerta sanitário em curso — é lento e propenso a erros.

Fresco e congelado não se rastreiam da mesma forma

O fresco e o congelado partilham os mesmos dados base (espécie, proveniência, lote), mas diferem no que é preciso vigiar:

• No fresco, a validade é curta e a margem de erro é mínima: uma falha de rastreabilidade pode significar vender ou descartar produto sem certeza suficiente sobre a sua origem ou a sua data real de captura.
• No congelado, o ciclo de vida é mais longo, mas acrescentam-se dados próprios: data de congelação, condições de conservação e, em muitos casos, processos de produção subcontratada (maquia), em que o produto sai da empresa, é transformado nas instalações de terceiros e regressa — cada um desses movimentos deve ficar rastreado como se fosse mais um passo da produção própria.

Tratar ambos os casos com o mesmo critério de registo simplifica o trabalho diário, mas exige que o sistema utilizado distinga claramente entre os dois estados e as respetivas datas.

Onde falha a rastreabilidade quando é feita em folhas de cálculo

As folhas de cálculo não são o problema em si — o problema é o que costuma acontecer com elas no dia a dia de um armazém ou de uma sala de produção:

• São atualizadas no final do turno, não no momento de cada movimento, pelo que durante horas a informação real e a registada não coincidem.
• Cada pessoa usa o seu próprio modelo ou o seu próprio critério para anotar um lote, e com o tempo surgem inconsistências que ninguém deteta até ser preciso procurar algo com urgência.
• Não ligam automaticamente uma compra em lota às encomendas de venda onde esse lote acabou — essa relação tem de ser reconstruída manualmente, encomenda a encomenda.
• Não há alerta automático de validade próxima: alguém tem de se lembrar de consultar a folha.

Nenhuma destas falhas é culpa de quem gere a folha de cálculo. É uma ferramenta que não foi pensada para relacionar automaticamente compras, produção e vendas — e a rastreabilidade, por definição, é exatamente essa relação.

Como um sistema digital ajuda sem mudar a tua forma de trabalhar

A forma mais honesta de resolver isto não é acrescentar mais passos de registo, mas sim que o próprio sistema com que já trabalhas (receção de mercadoria, produção, encomendas, rotulagem) gere a rastreabilidade como consequência natural de cada movimento, não como uma tarefa à parte. Na La PesquerApp, cada lote que entra por lota ou por compra a fornecedor fica automaticamente ligado à produção e às encomendas onde é usado, com validade e localização sempre visíveis, e com a relação completa "um passo atrás, um passo à frente" disponível no momento em que for precisa — sem manter uma folha de cálculo em paralelo.

Se queres ver como fica essa rastreabilidade ligada de ponta a ponta com os dados reais da tua operação, podes solicitar uma demonstração.